Aanbestedingen zijn topsport. Zó word je de allerbeste.

De Europese markt voor aanbestedingen wordt volwassen. In de afgelopen twintig jaar hebben overheden geleerd om steeds preciezer te definiëren wat ze verwachten van hun inschrijvers. Ook private partijen hebben hun inkoopafdeling geprofessionaliseerd. Omdat elke wisseling van leverancier of aannemer het risico meebrengt op hogere kosten en instabiliteit, wordt er steeds vaker gekozen voor langdurige partnerships. Het gevolg daarvan is een geleidelijke verschuiving richting een kleiner aantal aanbestedingen, met als gevolg langere en grotere contracten.

Inschrijvers beginnen daarvan de gevolgen te merken. In het verleden kon een klein toegewijd bid team voldoende aantrekkelijke contracten winnen om de business op peil te houden. Maar dat is niet langer vanzelfsprekend. Organisaties die afhankelijk zijn van aanbestedingen om de continuïteit van hun business te waarborgen, staan onder toenemende druk om hun bid management te professionaliseren. De interne bid teams van onze klanten hebben steeds meer moeite om zich te handhaven in de steeds competitievere aanbestedingen. Bieden is topsport geworden.

Bizaline ondersteunt bid teams in allerlei sectoren, en we trainen ze om in een paar weken tijd zelfs van de meest hopeloze inschrijving een kanshebber te maken. Hier zijn onze drie belangrijkste tips om jouw bid managementcapaciteiten te versterken en een sterkere inschrijver te worden.

1. Bid management is een continu commercieel proces

Vaak worden we door onze klanten gebeld op het moment dat de deadline nog maar een paar weken verwijderd is. Iedere bid professional zal het beeld herkennen dat deze laatste paar weken voor de inleverdatum een bijzonder drukke periode zijn. Er moet altijd ontzettend veel werk verzet worden in een kort tijdraam. Om je winstkansen te maximaliseren, helpt het enorm om je voorbereiding op orde te hebben.

Bid management zou een continu commercieel proces moeten zijn: iets dat wij ook wel operate to bid noemen. Zorg dat je regelmatig contact hebt met je (potentiële) klanten en dat je zoveel mogelijk leert over wat ze gaan uitvragen. Monitor je eigen prestaties, verzamel onderbouwing en bewijs en vraag je huidige opdrachtgevers om feedback. Breng al die informatie onder in een database.

Daarnaast is het zinvol om heldere diagrammen en templates te ontwerpen van je organisatiestructuur en operationele processen. En investeer wat tijd in het definiëren van de best practices van je organisatie: de gestandaardiseerde manieren van werken die bewezen effectief zijn. Hoe meer van deze informatie je klaar hebt liggen voordat de volgende aanbesteding begint, hoe minder tijd je straks kwijt bent aan het bellen van accountmanagers en het rondtasten naar antwoorden. En daardoor kun je méér tijd en aandacht besteden aan de situatie en de vraag van je potentiële opdrachtgever.

2. Schrijf op een gestructureerde manier

Het team van beoordelaars heeft vaak een expliciet gestructureerde methode om de kwalitatieve onderdelen van de inschrijvingen te evalueren. Het is een goed idee om dezelfde strategie te hanteren wanneer je een inschrijving schrijft, en dit zo consistent en gestructureerd mogelijk te doen. Wij raden altijd aan om de EFQM RADAR-methode te gebruiken als richtlijn voor het schrijven van de meeste hoofdstukken van je inschrijving, daarbij de benodigde aanpassingen makend om de vragen van je opdrachtgever in de gevraagde volgorde te beantwoorden.

De EFQM RADAR-methode biedt een uitstekende structuur voor de inhoud van je inschrijving. De afkorting staat voor Results, Approach, Deployment, Assess en Refine (ofwel Resultaten, Aanpak, Implementatie, Monitoring en Verfijning).

• Results: Definieer de kwantitatieve resultaten die je verwacht of waaraan je je committeert met een specifiek initiatief, en koppel deze aan de doelen van je opdrachtgever.
• Approach: Leg vervolgens je overkoepelende strategie uit, en onderbouw waarom dit het beste antwoord is op de vraag van je opdrachtgever.
• Deployment: Geef vervolgens relevante informatie over de implementatie, bijvoorbeeld bemensing, planning, of middelen die je nodig hebt van de klant om de resultaten te bereiken. Lever bewijs dat je voorstel realistisch is en dat je het geboden Resultaat kunt realiseren.
• Assess: Definieer vervolgens je monitoringsproces. Hoe houd je de bijdrage aan het Resultaat bij?
• Refine: Hoe zijn leren en verbeteren onderdeel van dit initiatief? Als er risico’s verbonden zijn aan het initiatief, wat zijn deze dan, en hoe mitigeer je ze?

RADAR is in structuur vergelijkbaar met een andere afkorting die je soms tegenkomt bij aanbestedingen, namelijk NOSE (Needs, Outcomes, Solutions, Evidence). Je zult zien dat RADAR al deze elementen incorporeert in de onderdelen Results, Approach en Deployment. Daaraan voegt RADAR nog informatie toe over de monitoring en verbetering van je initiatieven. Klanten stellen dit over het algemeen op prijs en dit leidt vaak tot hogere scores. Door monitoring en verbetering structureel te verwerken in je inschrijvingen, zul je als aannemer ook betere prestaties leveren. En die prestaties kunnen vervolgens weer als bewijs dienen voor nieuwe inschrijvingen. Op die manier past RADAR perfect binnen het proces beschreven in stap 1.

3. Investeer in je bid team – en wees niet bang om hulp te vragen

Er zijn grote verschillen tussen bid teams, zowel qua grootte als qua ervaring. In sommige gevallen werken bid teams tijdelijk samen aan de inschrijving, terwijl ze ondertussen hun vaste baan moeten blijven doen. Maar als je meer inschrijvingen wilt winnen, heb je minimaal een aantal leden van het bid team nodig die zich exclusief op de inschrijving kunnen concentreren. Wanneer een team samen werkt aan meerdere biedingen, groeien ze in expertise en vaardigheid. Het is vaak een goed idee om een assessment van je bid team te laten maken. Wat zijn de sterke en zwakke punten van de teamleden? Welke vaardigheden of persoonlijke kenmerken ontbreken? Met een goed gebalanceerde teamformatie, bid training en professionele externe ondersteuning zullen de competenties van je team zich snel ontwikkelen.

Consultants inhuren voelt misschien als een groot risico – met twee of drie externe strategische denkers en schrijvers, nemen de kosten van een bid snel toe – maar professionele ondersteuning van buiten kan je inschrijving enorm verbeteren. Vooral bij grotere aanbestedingen komt het zelden voor dat een in-house bid team sterk genoeg is om te winnen zonder ondersteuning. Daar zijn verschillende redenen voor. Ten eerste vervullen de leden van interne bid teams vaak het grootste deel van hun tijd een andere rol binnen het bedrijf. Daardoor zijn ze zelden bekend met trends en ontwikkelingen buiten hun eigen sector, en meestal zijn het geen professionele tekstschrijvers. Deze beperkingen maken het moeilijk om een echt grensverleggende bieding te schrijven.

Ten tweede zijn strategische consultants vaak professioneel voortdurend betrokken bij aanbestedingen en weten precies hoe ze content moeten opbouwen en presenteren om de scores te maximaliseren. Het zijn sterke strategische denkers en omdat ze voor meerdere klanten werken, zijn ze bekend met best practices binnen een breed scala aan organisaties en sectoren. Als je een serieuze kans wilt maken om een competitieve aanbesteding te winnen, moet je dus bereid zijn te investeren in de bid competenties van je team en zorgen dat je de benodigde strategische denk- en schrijfvaardigheden binnenbrengt om echt indruk te maken op je potentiële klant.

Wel blijft het belangrijk dat de mensen die het operationele werk gaan doen in de organisatie, beschikbaar zijn om informatie en inhoudelijke know-how aan te leveren. Het sterke punt van consultants kan tegelijkertijd een zwakte zijn: ze weten niet genoeg van de operationele situatie om deze in detail te beschrijven zonder input vanuit de organisatie die ze inhuurt.