The Pyramid Principle

Gelukkig hoeven we het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. The Pyramid Principle, een boek van Barbara Minto uit 1978, is dé klassieker op het gebied van business-communicatie en nog steeds verplichte kost voor mensen in ons vakgebied. Wij zijn er dol op, omdat het je leert om gestructureerd schrijven en communiceren in een zakelijke context: hoe presenteer je strategische overwegingen op een samenhangende en bondige wijze? Wat is een handige manier om problemen te analyseren, oplossingen te formuleren en discussies te leiden?

The Pyramid Principle werkt met een hele eenvoudige en concrete structuur en een drietal fundamentele regels:

Ideeën op elke laag van de piramide moeten samenvattingen of logische gevolgtrekkingen zijn van de ideeën die eronder gegroepeerd staan.

De archetypische piramide van Minto heeft drie lagen, maar om het even simpel te houden zullen we ons hier tot twee beperken. Dezelfde regels zijn van toepassing voor piramides met drie lagen. Bovenaan (de “top” van de piramide) staat het overkoepelende idee: de conclusie of de belangrijkste boodschap die je wilt communiceren.

Wanneer Minto spreekt over “ideeën” heeft ze daarvan een vrij specifieke definitie. Een idee is namelijk “een volzin die 1) nieuwe informatie levert en 2) waar de ontvanger vragen over kan stellen.” Zo weet je zeker dat je opdrachtgever niet in een presentatie terechtkomt waarin eindeloos succesfactoren en doelen benoemd worden, maar waaruit hij of zij uiteindelijk vertrekt met het gevoel geen concrete nieuwe kennis verkregen te hebben. Om een idee te formuleren kun je bijvoorbeeld de “doel-door-doen” formulering gebruiken uit de OGSM-methodiek, zoals we in bovenstaand voorbeeld gedaan hebben.

Vervolgens zet je op elke onderliggende laag (liefst) drie ideeën die het bovenliggende idee onderbouwen. Die formuleringen moeten voldoen aan dezelfde richtlijnen als het overkoepelende idee: ze worden opgeschreven als een volzin die nieuwe informatie biedt en waar je vragen over kunt stellen. Hierboven zie je een voorbeeld van hoe je een kleine piramide zou kunnen inrichten.

Regel 2
Ideeën op dezelfde laag moeten van hetzelfde ‘type’ zijn

Wat Minto hiermee bedoelt is dat elke laag een samenhangend geheel moet zijn. In het bovenstaande voorbeeldje zie je dat alle drie de ideeën op de onderste laag geformuleerd zijn als argumenten die de bovenliggende conclusie onderbouwen. Je zou kunnen zeggen dat deze drie argumenten respectievelijk de vragen “waarom?”, “hoe?”, en “wat?” beantwoorden.

Dat is natuurlijk niet het enige model wat je zou kunnen toepassen. Maar wat je in elk geval moet voorkomen is dat je binnen dezelfde laag van je piramide verschillende soorten ideeën presenteert: in ons voorbeeld hierboven horen bijvoorbeeld geen alternatieve mogelijkheden thuis, of probleemstellingen. Dat zou alleen maar verwarring zaaien.

Regel 3
Ideeën moeten in een logische volgorde gepresenteerd worden

De derde belangrijke regel bij het toepassen van het piramideprincipe is dat ideeën in een logische volgorde gepresenteerd moeten worden. Dat betekent dat je de informatie aanbiedt op een zodanige manier, dat elk volgende idee de voorgaande ideeën onderbouwt en versterkt. Laten we nog eens naar ons voorbeeld hierboven kijken:

Een opdrachtgever die een advies ontvangt, zal de logische vraag stellen: waarom zou ik dit moeten doen? Op die vraag biedt Idee 1 van de onderste laag antwoord. Vervolgens zal hij zich afvragen: “Zal het werken?” Dat leidt ons vanzelf tot Idee 2. Ten slotte moet hij zich beraden: “Kan ik hierop vertrouwen?” Het bewijs van de werkzaamheid van de strategie leveren we ten slotte in Idee 3.

In het voorbeeld hierboven zou je Idee 2 en 3 zonder veel problemen kunnen omwisselen: je kunt eerst een voorbeeld geven van een vergelijkbare situatie waarin de strategie gewerkt heeft, en vervolgens uitleggen waarom diezelfde benadering ook in dit geval realistisch is. Maar het is duidelijk dat Idee 1 logischerwijs eerst moet: voordat je de benadering verdedigt, zal je een opdrachtgever moeten overtuigen dat die benadering aansluit op zijn doelen. Pas wanneer hij daarvan verzekerd is, zal hij zijn volledige aandacht kunnen richten op de onderbouwing van de strategie.

Fomuleren kun je leren

In theorie is het piramideprincipe heel simpel, maar de praktische toepassing ervan blijft elke dag een uitdaging. Zeker wanneer je aan het werk gaat met complexe vraagstukken en piramides van drie of meer lagen. Het vinden van de gemeenschappelijke kenmerken van ideeën op hetzelfde niveau, en het formuleren van de achterliggende inzichten, vraagt dan een stevig analytisch vermogen. En zelfs wanneer je het vraagstuk perfect doorgrondt, is het nog zaak om je inzichten op een pakkende wijze te formuleren. Minto waarschuwt voor een al te aarzelende presentatie van ideeën: “onze organisatie heeft verschillende uitdagingen, laten we het daar eens over hebben” gaat minder zinvolle discussie oproepen dan “verouderde processen leiden tot inefficiëntie die onze groei beperkt, waar zitten de grootste pijnpunten?” Minto moedigt ons daarmee vooral aan om een beetje risico te durven nemen bij het formuleren van inzichten: met een sterk idee kun je meer dan met een zwak idee, ook als je daarmee misschien een steen in de vijver gooit.